İş ortamında veya girişimcilikte insanların zamanını organize edebilmesi konusunda ciddi sorun çekmelerinin en büyük sebebi, zamanlarını iyi organize edememeleridir. Sorun hep aynı, “Bu işi yetiştirmem mümkün değil, bunu yapmaya gerçekten vaktim yok” Aslında bakarsanız bütün iş vaktinizi iyi organize edebilmektedir.

Son yıllarda başarı hırsı, azim, motivasyon, stres, patron baskısı, deadline’lar vb.. bir çok etmenden dolayı insanlar bir çok işi bir arada yapmayı hedeflemekte ve/veya yapmak zorunda kalmaktadır. Bazen 24 saat su gibi akıp giderken bazen de 1 saat size yıllar gibi gelir.

Einstein tarafından ortaya atılan izafiyet teorisinin buna mükemmel bir açıklaması olsa da ben sizlere bilimsellikten biraz daha uzak, gündelik hayat içinden bu olayı anlatmaya çalışacağım.

Gününüzün en verimli ve en verimsiz saatleri vardır, bu saatler günden güne değişim gösterir. Ancak genel olarak bir “normal” oturur her insanda. Kimisi sabah, kimisi gece, kimisi uyku öncesi daha verimlidir ve o saatlerde çalışmak onun için daha büyük keyiftir. Ancak en keyif aldığınız saat en verimli olduğunuz saat anlamına gelmez. 

İş hayatında verim; verilen görevin temel şartlarını olması gereken zaman diliminde yerine getirmişlik olarak açıklanmaktadır. Yani, bitirmekte olduğunuz işlerinizi bitirdiğinizde değil de, bitirmekte olan işlerinizi vaktinizde bitirdiğinizde verimli bir çalışma gerçekleşmiş olur. Ben bu yargıyı biraz daha değiştiriyorum ve son yıllarda verimli olmak istiyorsanız ve üretkenliğinizi arttırmak istiyorsanız, üzerinizde bulunan işlerin zaman etütünü gerçekleştirmeli ve kendinize koyduğunuz zamandan 1 dakika bile olsa erken bitirmelisiniz, işte o zaman verimli bir çalışma gerçekleştirmişsiniz demektir.

Üretkenliğinizi arttırmak ve projelerin, işlerin aksamaması ve hızlı ilerlemesi açısından önceliklerinizi belirlemek büyük bir önem taşımaktadır. “Önceliklerinizi belirlemek ve Zaman yönetimi” açısından günlük hayatta bolca işinize yarayacak olan Öncelik Belirleme tekniğinden bahsetmek istiyorum.

Yukarıda göreceğiniz basit bir şema ile aslında önceliklerinizi belirleyebilir, sorunlarınızı etrafınızı ve kendinizi memnun ederek çözebilir ve üretkenliğinizi artırabilirsiniz. Şemanın Genel Yapısı Acil-Önemli İşler: Önceliğinizde ilk sıraya koymanız gereken işlerdir. Örneğin, krizler, toplantılar, müşterilerden gelen sorunlar, arızalanan bilgisayarınızın tamir edilmesi vb…

Önemli – Acil Olmayan İşler: Önceliğinizde ikinci sıraya koymanız gereken ve planlamalarının şuandan itibaren yazılı ve/veya kafanızda yapılması gereken işlerdir. Örneğin, Dosyalama, toplantı takvimi ayarlama, bekleyebilecek müşteri talebi, günü gelmemiş ödemeler vb…

Önemli Olmayan – Acil İşler: Garip gelse bile önceliğinizde 3. sıraya koymanız gereken işlerdir. Ertelenmesi gereken veya ertelenebilecek işlerdir. Üretkenliğinizde bir artış gözlemlemek istiyorsanız önemli olmayan bir iş acilse bile geri planda tutulmalıdır. Örneğin, müşteri adayı maili cevaplama, bazı toplantılar, kendi kendinizi yenileme vb…

Önemli Olmayan – Acil Olmayan İşler: Burası ise kolay ertelenebilecek veya yapmanıza gerek olmayan büyük ölçüde keyfi olan işlerdir. Örneğin, sosyal medyada gezinmek, TV izlemek, önemsiz telefonlar vb…

Göründüğü üzere aslında herkesin 24 saatinin olması, ve bu zamanı yeterince verimli kullanamıyor olmamız.